El Departamento de Manejo de Información de Salud es responsable del manejo, procesamiento y custodia de los expedientes médicos correspondientes a los servicios brin-dados a todos los pacientes que acuden a la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico:
✓Sala de Emergencia
✓ Hospital de Trauma
✓ Clínicas Externas
Y a sus instituciones participantes
✓ Hospital Universitario - Adultos
✓ Hospital Universitario Pediátrico
✓ Hospital San Juan
Retención y Disposición de Expedientes - Los expedientes clínicos se conservarán por un período de cinco (5) años, a partir de la última visita del paciente. En el caso de pacientes menores de veintiún (21) años, éste se mantendrá hasta que el menor cumpla los veintidós (22) años de edad. Una vez concluido el período establecido, la facilidad lo mantendrá por cinco (5) años adicionales. Y luego los dispondrá conforme lo establecido por ley. En aquellos casos en que el paciente no ha recibido servicios médico - hospitalarios, por un periodo de diez (10) años y desea mantener su expediente médico puede solicitarlo a la institución. Pacientes que continúan recibiendo servicios y desean conservar el expediente médico original, se les entregará el mismo, según lo dispuesto por ley. Sin embargo el paciente deberá firmar un documento en el cual releva a la institución de la responsabilidad de custodiar el expediente médico y de la integridad de la información contenida en el mismo.
Solicitud de copias del Expediente Médico - Para solicitar copia de un expediente médico, el solicitante debe pasar por el área de Suministro de Información Médica del Departamento de Manejo de Información de Salud, y seguir el siguiente procedimiento:
✓ Cumplimentar un formulario de Autorización para Divulgación en la que se especifica la información que se desea obtener.
✓ De no ser el paciente el solicitante de la Información, deberá traer consigo una autorización firmada por el paciente, junto con una identificación con foto de ambos.
✓ Este proceso tiene un cargo por los servicios de copias de $0.75 por página fotocopiada, en adición a $2.00 por la certificación de las mismas.
✓ El horario para solicitar información médica es de lunes a jueves, de 7:30 a.m. a 3:00 p.m. Se recomienda que los solicitantes se presenten temprano en la mañana; ya que los turnos son limitados.
El tiempo para procesar solicitudes de copias es de 15 días laborables.
Solicitud de Acceso y Enmiendas al Expediente Médico - Bajo la ley HIPAA, los individuos tienen derecho a solicitar acceso, enmiendas o correcciones a su información de salud protegida. Estas solicitudes deben hacerse directamente en el departamento de Manejo de Información de Salud, sección de Suministro de Información Médica. Los casos de acceso, inspección y enmienda se atenderán con cita previa, una vez recibida la solicitud para ello.
Es la ley federal de 1996 que se conoce como Ley de “Portabilidad” y Responsabilidad del Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act). La meta fundamental de la ley era facilitar a las personas el mantener un seguro médico, proteger la confidencialidad y la seguridad de la información del cuidado médico y ayudar a la industria del cuidado de la salud a controlar los costos administrativos.
HIPAA se divide en cinco títulos o secciones. Cada título trata un aspecto único de la reforma del seguro de salud. El Título I ya vigente es la movilidad (“portabilidad”). La movilidad permite a las personas llevar su seguro médico de un trabajo a otro para que no tengan un lapso en la cobertura. También restringe a los planes médicos de requerir condiciones preexistentes a personas que cambian un plan médico a otro.
El Titulo II se conoce como la Simplificación Administrativa y tendrá un impacto mayor para los proveedores. Se diseñó para:
· Combatir el fraude y abuso en el cuidado de la salud;
· Garantizar la seguridad y la privacidad de la información médica;
· Establecer estándares para la información y transacciones médicas y
· Reducir el costo del cuidado médico mediante la estandardización de la manera en que la industria comunica la información.
Los títulos restantes son:
· Título III – Disposiciones de Salud Relacionadas a Impuestos
· Título IV – Aplicación y Cumplimiento de los Requisitos de Planes Grupales de Salud
· Título V – Retenciones de Ingresos
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El 21 de abril de 2005 entró en vigor la regla de Seguridad de Hipaa. Toda entidad cubierta que maneje PHI de forma electrónica (ePHI) ya debe tener en vigor mecanismos que protejan el acceso, uso y divulgación a la información de pacientes que mantiene en medios electrónicos. Los empleados debemos estar en conocimiento de las medidas de seguridad que podemos adoptar para hacer uso apropiado del sistema de información. Recordemos que en el mismo sistema en que se encuentra el PHI de nuestros pacientes, se encuentra el nuestro como empleado. La Regla de Seguridad requiere que las entidades cubiertas tomen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad del ePHI, Las medidas deben ser tomadas basándose en el tamaño y complejidad de la entidad cubierta como por ejemplo, las estrategias que usará un médico en su oficina privada no serán iguales a las que pondrá en vigor un hospital.
Administrativa - Son en general funciones administrativas como políticas y procedimientos que apoyan el proceso de cumplimiento con los estándares. Comprenden un conjunto de medidas que protegen el ePHI y que guían la conducta de la fuerza trabajadora en relación a la protección de la información. Implica que estén en vigor o se hayan trabajado aspectos como: Análisis y manejo de riesgos, Adiestramientos de Seguridad, política de sanciones Físicas - Se compone de mecanismos para proteger el acceso a lugares, equipos y sistemas en los que se conserva información de salud protegida en medios electrónicos. La protección va desde contra amenazas ambientales hasta el acceso de personas no autorizadas. Técnicas - Son primordialmente procesos automatizados para controlar el acceso y uso no autorizado de la información. Incluye el uso de mecanismos de control de acceso e identificación de usuarios para verificar que el personal que hace uso del sistema de información, está autorizado para ello.
En cumplimiento con el Price Transparency Act, te proveemos una lista de precios de nuestros servicios para que estés informado y puedas tomar una mejor decisión en el cuidado de tu salud. Efectivo el 1ro de enero de 2021, la agencia Center for Medicare and Medicaid Services (CMS) requiere que todos los hospitales hagan públicos sus cargos estándar por artículos y servicios proporcionados a los pacientes en dos partes. En tu hospital, estamos comprometidos a proporcionar información clara sobre nuestros servicios de atención médica y nuestras estructuras de precios para los excelentes artículos y servicios que brindamos. Haz click abajo en cada botón para ver los servicios. Puedes buscar tu plan médico para recibir la información más reciente en precios.
¿Qué encontrarás en cada enlace?
Shoppable Services (Friendly User File) - En este enlace encontrarás los precios al pagar por cuenta propia o a través de los principales planes médicos. La lista incluye los precios de servicios que típicamente se programan por avanzado, y comprende los 300 servicios más comunes, de los cuales 70 son requeridos por CMS.
Machine Readable File - Para el archivo legible por máquina (Machine readable file), el link arriba provee nuestros cargos estándar para todos los productos y servicios que ofrecemos, incluyendo precio bruto, cargos que están negociados específicamente según cliente o compañía, precio mínimo y máximo por servicio, y el costo cuando el paciente paga por cuenta propia.